Privacybeleid Scouting WeWeKaBO Westdorpe

Privacy beleid Scouting WeWeKabo Westdorpe

Scouting WeWeKabo Westdorpe verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting WeWeKabo Westdorpe via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het hardcopy inschrijfformulier, de gegevens worden hierna handmatig ingevoerd in Scouts Online. Na registratie word het inschrijfformulier opgeslagen bij de gegevensbeheerder. Voor Scouts Online, zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting WeWeKabo Westdorpe hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit terug gegeven.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting WeWeKabo Westdorpe mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken

van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Naast de fysieke contactlijsten zijn er ook WhatsApp groepen. Deze worden voornamelijk gebruikt om snel en efficiënt noodzakelijk informatie betreffende de wekelijkste opkomsten te delen of ouders op de  hoogte te houden tijdens weekend- en zomerkampen. Telefoonnummers staan hiervoor opgeslagen op de mobiele telefoons van de leiding. U kunt zich ten alle tijden zelf afmelden voor de WhatsApp groep waar u aan bent toegevoegd. Na beëindiging van het lidmaatschap, zullen telefoonnummers worden verwijderd.

Online media

Scouting WeWeKabo is actief op Facebook, wij posten regelmatig verslagen en foto’s van opkomsten, (regio)activiteiten en kampen. Op www.wewekabo.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting WeWeKabo Westdorpe maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting WeWeKabo Westdorpe op Facebook en de website, tevens als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting WeWeKabo Westdorpe is terug te vinden via www.wewekabo.nl en op te vragen via het secretariaat op info@wewekabo.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting WeWeKabo Westdorpe  binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@wewekabo.nl). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.